SharePoint risinājumu izstrāde

Izmantojot MS SharePoint platformu, iespējams izveidot visdažādākos risinājumus, kuri apmierinās tieši Jūsu biznesa vajadzības un prasības. Mēs piedāvājam izstrādāt un ieviest risinājumus, kuri atvieglos darbu ar:
  • dokumentu apriti;
  • uzņēmuma iekšējiem procesiem.

Uzzināt vairāk
SharePoint Devices

Dokumentu vadī​bas sistēma​

​Mūsdienās liela daļa dok​umentu tiek sagatavoti elektroniski, tomēr vairāk nekā 80% dokumentu tiek drukāti, lai tos saskaņotu, iesniegtu uz iepazīšanos/izs​katīšanu, kā arī nodotu tālāk atbildīgajiem darbiniekiem darba pienākumu izpildīšanai.

Šāda pieeja dokumentu apritei uzņēmumos nav caurspīdīga, ir dārga un grūti kontrolējama, līdz ar to pāreja uz elektronisko dokumentu vadības sistēmu sniegs uzņēmumam vairākus pozitīvus aspektus:​​​​

  • paaugstinās produktivitāti;​
  • paaugstinās  informācijas konfidencialitāti un drošību;
  • palielinās dokumentu aprites caurspīdīgumu un izsekojamību;
  • samazinās dokumentu apstrādes procesa izmaksas;
  • samazinās dokumentu apstrādei nepieciešamo laiku.​

Mūsu risinājums palīdzēs atrisināt vairākus, ar dokumentu apriti saistītus, jautājumus:​

  • dokumentu reģistrēšana un uzkrāšana; 
  • dokumentu pieejamības ierobežošana, konfidencialitāte;
  • rezolūciju pievienošana un darba uzdevumu ģenerēšana, izpildes atsekošana;
  • saskaņošanas un vīzēšanas darba plūsmas;
  • dokumentu savstarpējā sasaiste ērtākam darbam ar dokumentiem;
  • dokumentu meklēšana;
  • integritāte ar Microsoft Office programmatūru.​
​Darbs ar dokumentu vadības sistēmu ir caurspīdīgs un vienkāršs.​​

​​Lietu nomenklatūra un dokumentu reģistri​​

Lietu nomenklatūra tiek uzturēta atsevišķā sistēmas reģistrā. Lieliem uzņēmumiem, kuros dokumentu reģistrācija tiek realizēta decentralizēti dažādās struktūrvienības vai departamentos, iespējams veidot atsevišķus lietu nomenklatūras sarakstus.​

Sistēmā izveidoti tādi dokumentu r​eģistri kā:

  • ienākošā un izejošā korespondence;
  • rīkojumi un pilnvaras;
  • administratīvie akti;
  • kalendārs, lēmumi/uzdevumi;
  • veidlapas un organizatoriskie dokumenti.
Elastīga autonumerācijas sistēma dod iespēju veidot dokumentu numuru kritērijus katram reģistram individuāli. Dokumenta numurs var saturēt lietas indeksu, struktūrvienību saīsinājumus, kārtas skaitļus, kā arī jebkuru citu nepieciešamo parametru.
 ​

Dokumentu reģis​​t​rē​​​šana​​

Dokumenta reģistrēšana sistēmā ir vienkārša un ātra – pievienojiet skenētu dokumentu vai veidojiet dokumentu sistēmā un aizpildiet dokumenta kartiņu, turklāt dokumenta reģistrācijas numurs tiks piešķirts automātiski, saskaņā ar iepriekš definēt​iem autonumerācijas nosacījumiem.
 ​

​Doku​​menta kustība un izpilde

Pēc ienākošā dokumentā reģistrācijas, tas uzsāk savu kustību – tiek nodots uz rezolūciju, tālāk izpildei, izpildes kontrolei. Turklāt, visas šīs darbības iespējams veikt elektroniski, tādā veidā ekonomējot izpildītāju laiku, kā arī novērš oriģināldokumenta pazaudēšanas iespēju.​

Pēc lēmuma dokuments tiek nodots izpildei un tiek veidoti darba uzdevumi, nosakot atbildīgos darbiniekus un izpildes termiņus. Šos uzdevumus viegli var izveidot rezolūcijas autors no dokumenta reģistrācijas kartiņas.

Darba uzdevumu veidošana sistēmā nodrošina:

  • darba uzdevumu izpildes atsekošanu;
  • iespēju ātri nodot paveikto darbu labošanai;
  • elastīgu dokumenta kustības mehānismu;
 ​​​

​Dokumentu sasaiste​

Dokumentu savstarpējā sasaistīšana sniedz iespējas:

  • atsekot ienākošo un izejošo dokumentu kustības secību;
  • veidot atbildes uz saņemtajiem dokumentiem, automātiski mantojot sūtītāja kontaktinformāciju un rekvizītus.​
 ​​

Dokumentu ģenerēšana

Tādiem dokumentiem kā rīkojumi un pilnvaras,pārsvarā ir standartizētas sagataves (viena vai vairākas), kuras iespējams ģenerēt automātiski, izmantojot sistēmā ievadīto informāciju.​

Šādā veidā veidotus dokumentus iespējams:

  • ātrāk saskaņot, to izveidošanai visi darbinieki vienmēr izmantos jaunākās un aktuālās sagataves;
  • dokumentu pamatinformācija vai pieprasītājs, vai sagatavotājs vienmēr būs viegli atsekojami sistēmā;
  • vienmēr varēs sekot līdzi pilnvaru beigu termiņiem un savlaicīgi pieņemt lēmumus par tālāko darbību.
    ​​