Разработка решений SharePoint

Используя платформу MS SharePoint, можно создать различные решения, которые будут соответствовать вашим бизнес требованиям. Мы предлагаем разработать и внедрить решения, которые повысят качество управления:
  • документооборотом;
  • внутренними процессами компании.

Узнать больше
SharePoint Devices

Системы управления документами​

​В наше время, большая часть документов подготавливаются в электронном виде, тем не менее, более чем 80% документов печатают, чтобы их согласовать, подать на ознакомление/рассмотрение, а также для того чтобы передать дальше ответственным работникам для выполнения задания.​​

​Такой подход к обороту документов на предприятиях не является прозрачным, он дорогой и трудно отслеживаемый, поэтому переход к системе электронного документооборота даст компании ряд положительных моментов:

  • Повышение производительности работы;
  • Повышение конфиденциальности и безопасности информации;
  • Увеличение прозрачности и отслеживаемости документооборота;
  • Снижение затрат на процесс обработки документов;
  • Уменьшение времени, необходимого для обработки документов.
Наше решение поможет решить ряд вопросов, связанных с управлением документами:
  • Регистрация и хранение документов;
  • Ограничение прав доступа к документам, конфиденциальность;
  • Добавление резолюции и генерация рабочих задач, отслеживание их выполнения;
  • Процессы согласования и визирования документов;
  • Организация взаимосвязи документов, для более удобной работы с ними;
  • Поиск информации;
  • Интеграция с программами MS Office.
Работа с системой документооборота прозрачна и проста!

​Номенклатура и регистры документов​

Номенклатура поддерживается в отдельном системном регистре. Крупным компаниям, в которых регистрация документов осуществляется в децентрализованном порядке, в разных подразделениях или департаментах, можно составлять различные списки номенклатур.

В системе созданы такие регистры документов как:

  • Входящая и исходящая корреспонденция;
  • Приказы
  • Доверенности;
  • Административные акты;
  • Календарь, решения/задачи;
  • Бланки и организационные документы.
Гибкая система автонумерации позволяет создавать критерии номеров документов для каждого регистра индивидуально. Номер документа может содержать индекс дела из номенклатуры, сокращение подразделений/департаментов, порядковые номера, а также любые другие необходимые параметры.
 ​

Регистрация документов
Регистрация документов в системе простая и быстрая. Добавьте сканированный документ или создайте документ в системе и заполните карточку документа. Идентификационный номер документу будет присвоен автоматически, в соответствии с условиями, определенными автонумерацией.
 ​

Движение документов и выполнение заданий

После регистрации входящего документа, он начинает своё движение – передаётся на резолюцию, далее следует исполнению задания и контроль исполнения. Выполнение данных действий в электронном виде экономит время исполнителей и сокращает риски потери оригинала документа.

После определения задания (резолюции), документ передаётся на исполнения и создаются задачи для работы, где определяются ответственные работники и сроки выполнения. Эти задачи легко может создать автор резолюции в регистрационной карточке документа.

В системе создание задач для работы обеспечивает:

  • Отслеживание исполнения выполняемой задачи;
  • Возможность быстро передать выполненную задачу на исправление;
  • Гибкую логику движения документов.
 ​

​Организация взаимосвязи документов

Взаимосвязь документов предоставляет возможности:​

  • Отслеживать последовательность движения входящих и исходящих документов;
  • Создавать ответы для полученных документов, автоматически наследуя контактную информацию и реквизиты отправителя.
 ​

​Генерация документов из шаблонов

У таких типов документов как приказ и доверенность, обычно есть стандартизованные шаблоны (один или несколько), которые можно генерировать автоматически при помощи заранее созданных шаблонов.

Документы, созданные из шаблонов можно:

  • Быстрее согласовать. При создании документа все работники всегда используют актуальные шаблоны;
  • В системе будет легко отследить основную информацию или заявителя, или составителя документа;
  • Всегда можно следить за сроками доверенностей и своевременно принимать решения о дальнейших действиях.
    ​​​​